Tietosuojaseloste ja yksityisyydenkäytäntö rekrytoinnille
Tämä tietosuojaseloste on päivitetty 21.11.2023.
Teamtailor -yritys ja -rekrytointijärjestelmä tarjoaa tämän rekrytoinnin hallintaan ja palkkausprosessin yksinkertaistamiseen tarkoitetun palvelun (myöhemmin "palvelu") Avosylin yhtymälle (myöh. "rekisterinpitäjä", "me" jne.), johon kuuluvat Neljä Astetta Oy, Perhehoitokumppanit Suomessa Oy ja Perhekoti Pallo Oy (myöh. Pallo-kodit).
Meille on tärkeää, että palvelua käyttävät henkilöt (myöhemmin "käyttäjät") ovat tietoisia siitä, kuinka käsittelemme heidän henkilötietojaan rekrytointiprosessiemme aikana. Pyrimme ylläpitämään korkeimpia mahdollisia henkilötietojen suojaamisen standardeja. Käsittelemme, hallitsemme, käytämme ja suojaamme käyttäjien henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen (myöhemmin "tietosuojaseloste") mukaisesti. Avosylin yhtymällä on käytössä yhtenäinen tietosuojakäytäntö jokaisessa yhtymän yrityksessä.
1. Yleistä
Toimimme nykyisen tietosuojalainsäädännön mukaisena rekisterinpitäjänä. Käyttäjien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on hallita ja fasilitoida työntekijöiden rekrytointia Avosylin yhtymälle. Neljä Astetta Oy, Perhehoitokumppanit Suomessa Oy ja Pallo-kodit ovat osa Avosylin yhtymää.
2. Henkilötietojen kerääminen
Olemme vastuussa käyttäjien palveluun luovuttamien tai palvelun käytön puitteissa muulla tavoin keräämiemme henkilötietojen käsittelemisestä.
2.1. Milloin ja kuinka keräämme henkilötietoja
Keräämme käyttäjien henkilötietoja, kun käyttäjät:
- tekevät työpaikkahakemuksen palvelun tai muun kanavan kautta ja lisäävät palveluun henkilötietojaan joko itse tai käyttämällä kolmatta osapuolta, kuten Facebookia tai LinkedIniä
- käyttävät palvelua ottaakseen yhteyttä henkilökuntaamme lisäten henkilötietoja itsestään joko itse tai käyttämällä kolmatta osapuolta, kuten Facebookia tai LinkedIniä
Saatamme kerätä tietoa kolmansilta osapuolilta, kuten Facebookilta ja LinkedIniltä, sekä mahdollisesti muiden julkisten lähteiden kautta. Tätä kutsutaan potentiaalisia työnhakijoita koskevaksi tiedonhauksi (myöhemmin ”hankinta”), ja sitä voidaan harjoittaa joko manuaalisesti työntekijöidemme toimesta tai automaattisesti palvelussa.
Joissain tapauksissa nykyiset tai entiset työntekijämme voivat suositella potentiaalisia hakijoita, jolloin saatamme lisätä palveluun tällaisten potentiaalisten hakijoiden henkilötietoja. Tällöin potentiaalista hakijaa pidetään käyttäjänä tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ja hänelle ilmoitetaan hänen tietojensa käsittelystä.
2.2. Keräämämme ja käsittelemämme henkilötiedot
Keräämme ja käsittelemme vain rekrytoinnin kannalta olennaisia tietoja. Palvelun kautta kerättäviä henkilötietoja voidaan käyttää henkilöiden tunnistamiseen nimistä, sähköpostiosoitteista, kuvista ja videoista, Facebook- ja LinkedIn-käyttäjätilien tiedoista, rekrytoinnin aikana kysyttyihin kysymyksiin annetuista vastauksista, titteleistä, koulutuksesta ja muista tiedoista, joita käyttäjä tai muut ovat antaneet palvelun kautta. Vain rekrytointiprosessin kannalta merkityksellisiä tietoja kerätään ja käsitellään.
2.3. Henkilötietojen keräämisen ja käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuus
Henkilötietojen keräämisen ja käsittelyn tarkoituksena on hallinnoida rekrytointia. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus perustuu oikeutettuun intressiimme yksinkertaistaa ja fasilitoida rekrytointia.
Henkilötiedot, joiden käsittelyn tarkoituksena on kokonaisanalyysin tai markkinatutkimuksen tekeminen, tehdään aina yksilöimättömiksi. Tällaisista tiedoista ei voida tunnistaa ketään tiettyä käyttäjää. Tällaisia tietoja ei näin ollen pidetä henkilötietoina.
2.4. Käyttäjän suostumus henkilötietojen keräämiseen ja käsittelyyn
Käyttäjä suostuu henkilötietojensa käsittelyyn rekisterinpitäjän rekrytointitarkoituksia varten.
Käyttäjä suostuu siihen, että hänen henkilötietojaan kerätään palvelun kautta, ja että rekisterinpitäjä voi käyttää ulkoisia hankintatyökaluja lisätietojen keräämiseen silloin, kun käyttäjä:
- tekee työpaikkahakemuksen palvelun kautta lisäten henkilötietoja itsestään joko itse tai käyttämällä kolmatta osapuolta, kuten Facebookia tai LinkedIniä
- käyttää palvelua ottaakseen yhteyttä rekisterinpitäjän rekrytointiosastoon lisäten henkilötietoja itsestään joko itse tai käyttämällä kolmannen osapuolen lähdettä, kuten Facebookia tai LinkedIniä
Käyttäjä suostuu siihen, että rekisterinpitäjä kerää käyttäjästä julkisesti saatavilla olevia tietoja ja kokoaa ne käytettäväksi rekrytointitarkoituksiin.
Käyttäjä suostuu siihen, että henkilötietoja kerätään yllä mainittujen ehtojen mukaisesti ja käsitellään alla olevien osioiden "2.5. Säilytys ja siirto" ja "2.6. Kuinka kauan henkilötietoja käsitellään" mukaisesti.
Käyttäjällä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään käyttämällä kappaleessa 9 mainittuja yhteystietoja. Tämän oikeuden harjoittaminen voi kuitenkin tarkoittaa sitä, ettei käyttäjä voi hakea tiettyä työpaikkaa tai muutoin käyttää palvelua.
2.5. Säilytys ja siirto
Palvelun kautta kerättyjä henkilötietoja säilytetään ja käsitellään EU:n/ETA:n alueella tai sellaisessa kolmannessa maassa, jossa on Euroopan komission mukaan riittävä tietosuojataso. Tai tietoja käsittelevät sellaiset alihankkijat, jotka ovat solmineet sellaiset sitovat sopimukset, jotka edellyttävät kolmansiin maihin tehtävien tiedonsiirtojen oikeusperusteen täydellistä noudattamista (Privacy Shield -järjestely). Tai tietoja käsittelevät muut alihankkijat, joilla on käytössään riittävät turvatoimet niiden rekisteröityjen oikeuksien suojaamiseksi, joiden tietoja siirretään. Mikäli haluat lisätietoa riittävistä turvatoimista, ota yhteyttä Teamtailoriin kohdassa 9 ilmoitettujen yhteystietojen kautta.
2.6. Kuinka kauan henkilötietoja käsitellään
Jos käyttäjä ei kieltäydy kirjallisesti henkilötietojensa käsittelystä, henkilötietoja säilytetään ja käsitellään toimestamme niin kauan kuin pidämme sitä tarpeellisena yllä mainittujen tarkoitusten osalta. Työnhakija (käyttäjä) voi olla meille kiinnostava myös tulevien rekrytointien kannalta, ja siksi saatamme säilyttää käyttäjien henkilötietoja, kunnes ne eivät enää ole tärkeitä mahdollisten tulevien rekrytointien kannalta. Jos et käyttäjänä halua henkilötietojasi käsiteltävän tällaiseen tarkoitukseen (myöhempää rekrytointia varten), ota yhteyttä meihin käyttämällä kappaleessa 9 mainittuja yhteystietoja.
Tarkat henkilötietojen säilytysajat rekrytointitarkoitukseen ovat:
- Suostumuksensa henkilötietojensa säilytykseen antaneiden käyttäjien tietoja säilytetään rekrytointitarkoitukseen 12kk. Mikäli käyttäjä ei anna uutta lupaa tietojensa säilytykseen, poistuvat hänen tietonsa automaattisesti järjestelmästä 7pv jälkeen.
- Epäaktiivisten käyttäjien tiedot poistuvat 365pv jälkeen järjestelmästä automaattisesti. Epäaktiiviset käyttäjät ovat henkilöitä, jotka eivät ole hakeneet työpaikkaa, kirjautuneet verkostoitumissivuille tai muulla tavoin osoittaneet aktiivisuuttaan.
- Uusi hakija, joka lisätään järjestelmään rekisterinpitäjän toimesta (eli ei esimerkiksi käyttäjän itse täyttämän työhakemuksen kautta), joutuu 30pv päästä antamaan meille suostumuksensa tietojensa jatkokäsittelyyn. Käyttäjälle lähtee sähköpostiviestinä lupakysely. Mikäli käyttäjä ei anna lupaa, hänen tietonsa poistuvat 7pv jälkeen.
- Rekrytointiprosesseissa hylättyjen käyttäjien tiedot poistuvat automaattisesti 1kk jälkeen.
- Henkilötietojen poistopyynnön lähettäneiden käyttäjien tiedot poistuvat järjestelmästä automaattisesti 1 päivän jälkeen poistopyynnöstä.
3. Käyttäjän oikeudet
Käyttäjällä on oikeus pyytää tietoa liittyen käsittelemiimme henkilötietoihin kirjallisesti käyttämällä kappaleessa 9 mainittuja yhteystietoja. Käyttäjällä on oikeus yhteen (1) maksuttomaan kopioon käsitellyistä henkilötiedoista. Pyydetyistä lisäkopioista rekisterinpitäjällä on oikeus periä kohtuullinen maksu, joka perustuu pyynnöstä koituviin hallinnollisiin kuluihin.
Käyttäjällä on oikeus tarpeen vaatiessa oikaista häntä koskevat virheelliset henkilötiedot kirjallisella pyynnöllä käyttäen kappaleessa 9 mainittuja yhteystietoja.
Käyttäjällä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista tai niiden käsittelyn rajoittamista sekä oikeus kieltäytyä oikeutettuun intressiin perustuvasta käsittelystä tietyissä tapauksissa.
Käyttäjällä on oikeus peruuttaa rekisterinpitäjälle antamansa suostumus käsittelyyn. Tämän oikeuden harjoittaminen voi kuitenkin tarkoittaa sitä, ettei käyttäjä voi hakea tiettyä työpaikkaa tai muutoin käyttää palvelua.
Tietyissä tapauksissa käyttäjällä on oikeus tietojen siirtämiseen, mikä tarkoittaa oikeutta päästä käsiksi henkilötietoihin, saada ne ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle, kunhan tämä ei vaikuta kielteisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin.
Käyttäjällä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle liittyen henkilötietojensa käsittelyyn, jos käyttäjä uskoo henkilötietojen käsittelyn rikkovan tietosuojalainsäädäntöä.
4. Turvallisuus
Yksityisyydensuoja on meille ensisijaisen tärkeä asia, ja teemme siksi ahkerasti töitä sen eteen, että käyttäjien henkilötietoja käsitellään äärimmäistä huolellisuutta noudattaen. Huolehdimme kohtuudella odotettavista turvatoimista taataksemme, että käyttäjien ja muiden henkilötietoja käsitellään turvallisesti ja tämän tietosuojaselosteen ja GDPR-asetuksen mukaisesti.
Tiedonsiirto internetin ja mobiiliverkkojen kautta ei kuitenkaan koskaan ole riskitöntä, joten tiedonsiirron suorittava henkilö toimii näin aina omalla vastuullaan. On tärkeää, että myös käyttäjät kantavat vastuunsa omien henkilötietojensa suojaamisesta. On käyttäjän vastuulla pitää esimerkiksi verkostoitumissivujen kirjautumistietonsa salassa.
5. Henkilötietojen siirtäminen kolmannelle osapuolelle
Emme myy tai muullakaan tavoin siirrä käyttäjien henkilötietoja kolmansille osapuolille.
Saatamme siirtää käyttäjien henkilötietoja:
- toimeksisaajillemme ja alihankkijoillemme, jotka toimivat palvelun tarjoamiseksi käsittelijöinämme ja alikäsittelijöinämme antamiemme ohjeiden mukaisesti
- viranomaisille tai oikeudellisille avustajille tilanteissa, joissa epäillään rikollista tai sopimatonta toimintaa
- viranomaisille, oikeudellisille avustajille tai muille toimijoille, jos meiltä sitä vaaditaan lainsäädännön tai viranomaisen määräyksen nojalla
Siirrämme käyttäjien henkilötietoja vain sellaisille kolmansille osapuolille, joihin luotamme. Valitsemme yhteistyökumppanimme huolella taataksemme, että käyttäjien henkilötietoja käsitellään tämänhetkisen tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Teemme yhteistyötä seuraavanlaisten henkilötietojen käsittelijöiden kanssa: Teamtailor, joka tarjoaa palvelun; serveri- ja hosting-yritykset, sähköpostisuositusyritykset, videonkäsittely-yritykset, tiedonhankinta-yritykset, analyyttisiä palveluita tarjoavat yritykset ja muut palvelun tarjoamiseen liittyvät yritykset.
6. Yksilöimättömät henkilötiedot (aggregoidut tiedot)
Saatamme jakaa yksilöimättömiä, ei-tunnistettavia henkilötietoja eli aggregoituja tietoja kolmansille osapuolille. Tällaisissa tapauksissa aggregoidut tiedot on koottu palvelun kautta kerätyistä tiedoista ja ne voivat koostua esimerkiksi internetliikenteen tilastoista tai maantieteellisestä sijainnista, jossa palvelua käytetään. Aggregoidut tiedot eivät sisällä mitään sellaisia tietoja, joista yksittäisiä henkilöitä voitaisiin tunnistaa, eikä niitä siksi pidetä henkilötietoina.
7. Evästeet
Kun käyttäjät käyttävät palvelua, käyttötietoja voidaan säilyttää evästeinä. Evästeet ovat passiivisia tekstitiedostoja, joita säilytetään käyttäjän laitteen — kuten tietokoneen, matkapuhelimen tai tabletin — internetselaimessa palvelun käytön aikana. Käytämme evästeitä parantaaksemme palvelun käyttökokemusta ja kerätäksemme tietoa esimerkiksi palvelun käyttöön liittyvistä tilastoista. Näin toimitaan palvelun turvaamiseksi, ylläpitämiseksi ja parantamiseksi. Evästeiden avulla kerätyt tiedot voivat joissakin tapauksissa olla henkilötietoja, ja tällöin tietoja säännellään evästekäytäntömme mukaisesti.
Käyttäjät voivat milloin tahansa ottaa evästeet pois käytöstä muuttamalla laitteidensa paikallisia asetuksia. Evästeiden ottaminen pois käytöstä voi vaikuttaa palvelun käyttökokemukseen esimerkiksi poistamalla käytöstä jotkin palvelun toiminnot.
8. Muutokset
Meillä on oikeus tehdä tietosuojaselosteeseen muutoksia tai lisäyksiä milloin tahansa. Tietosuojaselosteen viimeisin versio on aina saatavilla palvelun kautta. Käyttäjän katsotaan tulleen ilmoitetuksi uudesta versiosta, kun käyttäjä on joko saanut sähköpostiviestin, jossa käyttäjälle kerrotaan uudesta versiosta (käyttäen sähköpostiosoitetta, jonka käyttäjä on antanut palvelun käyttöön liittyen), tai kun käyttäjälle on muutoin ilmoitettu uudesta tietosuojaselosteesta.
9. Yhteydenotto
Jos sinulla on kysyttävää, haluat lisätietoa henkilötietojen käsittelystä tai haluat ottaa meihin yhteyttä muuhun asiaan liittyen, käytä alla mainittuja yhteystietoja:
Kimmo Toppari | Talous- ja henkilöstöjohtaja | Avosylin yhtymä | kimmo.toppari@avosylin.fi
Avosylin Yhtymä | Åkerlundinkatu 2 A, 33100 Tampere | puh. +358 10 574 0100
Neljä Astetta Oy, Perhehoitokumppanit Suomessa Oy, Pallo-kodit ovat osa Avosylin yhtymää.
Teamtailor | legal@teamtailor.com
